Prasiska Anggita Shela, Luqman Taufiq
Bagi sebagian masyarakat istilah EO atau Event Organizer sudah tak asing lagi. Bahkan kepercayaan terhadap keberadaan jasa EO terus meningkat dari hari ke hari dilihat dari fenomena terkini. Nah dalam tulisan sederhana ini kita akan menginformasikan mengenai, apa sih event organizer itu?
Event organizer merupakan sebuah jasa yang mengelola dan mengatur suatu acara yang diselenggarakan atas permintaan customer. Menurut Wikipedia, Ovent Organizer atau EO adalah Penyelenggara Acara, atau Usaha dalam bidang jasa yang secara sah ditunjuk oleh clientnya, untuk mengorganisasikan seluruh rangkaian acara, mulai dari perencanaan, persiapan, eksekusi hingga evaluasi, dalam rangka membantu mewujudkan tujuan yang diharapkan client dengan membuat acara.
Sedangkan menurut pakar manajemen Rhenald Kasali, mengemukakan bahwa bisnis
Event Organizer adalah bisnis yang menerapkan konsep manajemen secara
berkesinambungan dan konsisten dalam mengeksplorasi dunia entertainment sedalamdalamnya. Yang dibangun dari sebuah tim yang mencatat every single detail dari proses memilih acara, mengkemas acara, memenuhi pembayaran, mengurus perizinan, meyakinkan keamanan pelaksanaan, merekam gejolak keinginan pasar, serta menyiapkan teknologi dan pemasarannya, sampai pada event report (laporan pertanggung jawaban) atau evaluasi.
Ada beberapa jenis EO yang dikenal selama ini diantaranya adalah:
- one stop service agency
Event organizer one stop service agency merupakan sebuah EO berskala besar yang memainkan peran disegala jenis kegiatan baik berskala regional, nasional maupun Internasional. Aktivitas EO ini mulai dari kegiatan Below The line, Above the line hingga aktivitas lain yang memerlukan jasa - MICE atau meeting, incentive, convention and exhibition
EO MICE (meeting, incentive, convention dan exhibition) ini fokus pada kegiatan kegiatan yang menyangkut Meeting baik berskala nasional maupun Internasional. Selain itu kegiatan pameran juga menjadi fokus dari EO ini. - musik atau hiburan/promotor musik
Event organizer promoter musik ini khusus pada pertunjukan musik atau hiburan. Seperti EO jenis lain di atas, EO ini memerlukan spesialisasi keahlian khusus karena menangani kegiatan music bukanlah hal yang mudah. Beberapa EO jenis ini suda cukup eksis di Indonesia seperti Java Musikindo yang kerap menyelanggarakan pergelaran akbar musisi dalam maupun luar negeri. - wedding planner atau wedding organizer
Penyelenggara acara pernikahan merupakan sealah satu jenis EO yang banyak diminati oleh masyarakat. EO jenis ini focus pada semua hal yang berurusan dengan pernikahan mulai dari pre-wedding hingga dokumentasi acara pernikahan. Mengelola Wedign organizer harus didukung juga oleh vendor vendor lain yang terkait dengan penyediaan fasilitas acara pernikahan. Salah satu kendala yang kerap dialami Wedding Organizer adalah ketersediaan sarana gedung untuk acara resepsi pernikahan.
Tugas dan Tanggung Jawab Event Organizer
Kebutuhan klien itu bervariasi. Menurut The Balance SMB, semua perencana acara biasanya akan bertanggung jawab pada tugas-tugas seperti berikut:
1) Bertemu dengan klien dan memahami latar belakang acara mereka.
2) Merencanakan garis besar kebutuhan acara. Seperti durasi event, lokasi, dan biaya yang dibutuhkan.
3) Mencermati kualitas jasa-jasa yang berkaitan dengan acara, seperti lokasi event, katering, sound system, dan lain-lain.
4) Bekerja dengan vendor untuk melakukan penawaran dan menentukan harga yang paling sesuai dengan anggaran.
5) Mengelola dan mengawasi kinerja vendor.
6) Mengunjugi venue untuk memastikan fasilitas sudah memenuhi persyaratan klien dan pengisi acara.
7) Menyediakan segala kebutuhan akomodasi untuk pengisi acara.
8) Mengawasi kegiatan untuk memastikan acara berjalan sesuai dengan jadwal yang telah ditetapkan.
9) Meninjau tagihan, invoice, dan pengeluaran lainnya untuk menghindari anggaran yang membengkak.
10) Melakukan evaluasi pasca acara untuk introspeksi tim.
